Mødegangen

Henriette glæder sig altid til at deltage i de månedlige møder i den øverste ledergruppe. Her møder hun alle de andre ledere på sit eget niveau, og der sker altid et eller andet, som de kan tale om senere. Det er faktisk ikke nogen særlig gode møder. Det er der vist ingen, der synes. Og efter COVID foregår mange af møderne virtuelt. Mødelederen, som er virksomhedens allerøverste direktør, siger, at alle argumenter skal høres til ende. Han går ikke ind og styrer tiden eller samtalen. Tværtimod deltager han i den på lige fod med de andre, bortset fra at han selv tager og får mere taletid. Så det bliver lange enetaler, hvor tankeprocessen foregår samtidigt. Henriette ved, fra de blikke, der veksles undervejs, at hun ikke er alene om at observere dette.

Inge og Jens er de ældste i ledergruppen. De er også dem, der har været i virksomheden længst. Jens var faktisk i spil til at avancere fra sin rolle som salgschef til overordnet leder for gruppen, men det lykkes ikke. Det passer Inge godt. Hun ville nok ikke være blevet, hvis han skulle være chef. I stedet fik de den 37 årlige Henriette som leder. Inge synes, at Henriette burde rådføre sig mere med hende. Men det gør hun næsten aldrig. Henriette har nu været leder for gruppen i et par år. Hun lægger mærke til, at Inge næsten altid tager ordet, når Jens har sagt noget. Ud af de fem andre i gruppen, er der faktisk kun én, der byder ind uden opfordring. Det er den unge Adrian, der ofte taler, før han tænker…

I ledergruppen går opgaven med at skrive referat på skift. Det er ikke prioriteret, at en decideret sekretær sidder med denne opgave, og ingen vil påtage sig opgaven fast. Mødeleder Henriette har faktisk også eksperimenteret med at lade mødelederrollen gå på skift, men hun endte med at droppe det og tage den selv. Hun øver sig i, at de enkelte dagsordenspunkter har en ansvarlig, som ikke er hende selv, og i det hele taget ser hun det som sin mest vigtige opgave, at få møderne i gruppen til at fungere optimalt. Der er et stykke vej endnu, tænker hun ofte…

I Henriettes ledergruppe mødes de hver fredag. Det er dagen efter, at økonomi har deadline på ugerapporten, hvilket er et væsentligt input til, hvad der er på dagsorden. Og det gør også, at hun har tid til at viderebearbejde det input, der kommer til når hun selv skal deltage i mødet i den øverste ledelse. I den øverste ledelse mødes de altid om tirsdagen, og mødet varer en hel dag en gang om måneden. Så har hun lige weekenden til at fokusere på, hvad hun vil sige, når hun får ordet. Det passer hende godt. Virksomhedens HR-team mødes fredag eftermiddag, og det er lidt ærgerligt, at de temaer, der kommer op der først kan komme i ledelsen en hel uge efter. Men det er, som det er. Så klarer de det til to og to møder i løbet af ugen.

På denne uges ledermøde er det vigtigste punkt på dagsorden at beslutte, om dele af produktionsprocessen skal outsources til en leverandør. Det var egentlig Gissem, der har ansvaret for den ene produktionslinje, der har taget det op med lederen, Henriette, på et 1:1 møde. Det fik Henriette til at tage det op med Esben, som har ansvaret for de øvrige produktionslinjer, på det næste 1:1 møde som hun havde med ham, og han var blevet frustreret. ”Hvad er det i den nuværende måde, jeg driver tingene på, du ikke kan lide?” spurgte han. Henriette følte sig fanget. Hun blev mellemled i en drøftelse, som hun rent fagligt ikke var stærk i. Og hun vidste godt, at 1:1 møder slet ikke er stedet for den slags samtaler. Men hvordan skal hun kunne håndtere det, hvis der opstår konflikt mellem de to produktionsledere på et møde, hvor hele ledergruppen er til stede?  

Den helt overordnede strategiproces er afsluttet. Henriette har deltaget i den og givet sit bidrag på linje med mange andre på hendes niveau. Nu er den fine powerpoint udsendt til alle deltagere i processen, og der er lavet ”pixi”hæfter, der nu skal omdeles via alle ledere til alle medarbejdere. Henriette har sat ”Strategi” øverst på dagsorden til sit næste virtuelle ledelsesmøde. Hendes plan er at bruge ca. 20 minutter på at gennemgå det, hun finder vigtigst fra den omdelte powerpoint – ”Jeg kan jo dele mit skrivebord og vise det,” tænker hun. Herefter er ordet frit. Hvis ikke alle stiller spørgsmål, har hun planlagt at spørge hver enkelt direkte. Måske laver hun en bordet rundt, hvor alle skal give strategien karakter fra 1 til 10, hvor 10 er bedst. Hun håber selvfølgelig på mange 10-taller i sit team. 

”Jeg er lige nødt til at skrive en note fra det møde, jeg kommer fra – ellers glemmer jeg det – kan jeg lige få 3 minutter?” siger Inge henvendt til sin chef Henriette, der netop skal til at byde velkommen til ugens ledelsesmøde. Inge har lige rejst sig fra et to-timersmøde i en tværgående administrationsgruppe, hvor bølgerne gik højt. Hun havde ellers planlagt at gå fra det møde fem minutter før det var berammet slut, og havde endda sagt det til mødelederen, men sådan gik det ikke. Tværtimod forlod hun mødet, da det stadig var i fuld gang, på slaget 11.00 og løb hen ad gangen til ledelsesmødet. Henriette svarer: ”Jeg har brug for, vi kommer ordentlig og samlet i gang – og Inge – du ligner ærligt talt én, der skal mere end bare notere. Du skal vist også lige lande her. Så vi tager et kvarters pause nu – allesammen: I kan hente en kop kaffe, sige hej til et par medarbejdere eller gå en tur rundt om bygningen. Vi begynder kl. 11.15 præcist”.

Inge er administrationschef og en del af ledergruppen. Hun har fået en vigtig opgave. Til næste ledelsesmøde skal hun præsentere et oplæg til, hvordan virksomhedens hjemmeside kan optimeres. Der er IKKE økonomi til at bygge siden op fra ny, men temaet om den dårlige side kommer op igen og igen, og det skygger for, at gruppen får løst andre problemer. Det må stoppe nu. Inge ved ikke meget om hjemmesider, men hun er god til projektledelse, og hun ved godt, hvordan hun får mødedeltagerne involveret. Hun ved også, at salgschefen Jens og marketingschefen Adrian synes, at hun ikke er den rigtige til lave oplægget. Det så hun i deres kropssprog, da hun fik opgaven på seneste ledelsesmøde. Hun vælger derfor at skrive til hele ledergruppen: ”Vi har en fælles vigtig opgave – vi skal have optimeret vores hjemmeside. Jeg vil bede jer alle sende mig en tekst med de tre vigtigste udfordringer, som I mener, vi har med hjemmesiden, som den er i dag …”

Endnu engang kom ledergruppen til at tale om, hvordan virksomhedens hjemmeside halter. Det var egentlig ikke på dagsorden. ”Vi står bare ikke skarpt nok med vores kernekompetence”, sagde Esben. ”Nej det gør vi ikke, og hvis kunderne skulle forvilde sig ind på siden, har de ikke en chance for at finde det, de søger”, supplerer Gissem. Adrian, som har ansvar for marketing og dermed også for hjemmesiden, forsvarer sig. ”Det er også den platform, vi kører på - softwaren. Vi trænger til at redefinere det hele fra bunden”. Inge, den 55-årige administrationschef, vender øjnene mod himlen. ”Vi diskuterer det her på virkelig mange møder. Det er kun TO ÅR siden, at vi brugte en halv mil. på den hjemmeside. Det kan da ikke passe, at den allerede er sandet til”. Mødelederen ser lidt forvildet rundt på mødedeltagerne…

Hver torsdag kl. 14 sender mødeleder Henriette dagsorden ud til det møde, de holder hver fredag. Mødet ligger allerede i kalenderen med titlen ”Ledelsesmøde”, og selve dagsorden sender hun på en mail. En sjælden gang kommer der yderligere bilag; især fra økonomi, men også HR kan nogle gange have svært ved at få materialet færdigt, hvis månedsskiftet er sidst på ugen. Henriette bruger ret lang tid på dagsordenen, og hun synes, at det er OK. Møderne er jo hendes ledelsesrum, og de skal være gode. Hun har sagt, at hun forventer, at alle i gruppen bruger god tid på at læse dagsorden og bilag og dermed være velforberedte til møderne. Hun har en god fornemmelse af det. Alligevel er hun altid på udkig efter måder, hvorpå hun kan gøre dagsordenen skarpere.  

Henriette er kaldt til ekstraordinært møde på hovedkontoret i Haag. Esben og Gissem er sammen på en Messe i Hamborg om nye produktionslinjer. Økonomichef Ulrik er hjemme med ’barn syg’. Tilbage på det fysiske kontor er således kun Christina, Inge, Jens og Adrian. Halvdelen af ledergruppen. Men det ugentlige møde er ikke til at udskyde – de sidste vigtige vinkler til næste uges medarbejderseminar skal afklares. ”Vi afholder det som Hybrid-møde”, skrev Henriette i en mail til alle, hvor hun bad Inge – den 55-årige administrationschef, der ofte opfører sig som om, hun synes, at hun skal være lederen, og Adrian – den unge marketingschef, som ofte opfører sig som om, møderne er til stor gene for hans effektivitet, at forestå mødet.    

Henriette holder møde i sit team hver fredag. Hun har gjort det til en vane at sende en mail til gruppen onsdag morgen, hvor hun spørger om der er input til dagsorden. Det er der sjældent. Onsdag eftermiddag tager hun referatet fra sidst og de noter, hun selv har skrevet. Hun ved også, at når ugerapporten kommer fra økonomi torsdag, vil der være noget, der kalder på en drøftelse. Aftalen er, at alle har dagsorden torsdag kl. 14, og hun går meget op i, at alle sætter tid af til at forberede sig…

”Som I alle har set, har jeg indkaldt jer til et seminar sidst i næste måned. Jeg har booket to dage på Hotel Morgenstjerne, og vi skal primært arbejde med os som ledergruppe og hvordan, vi bliver endnu bedre til at samarbejde. Det er jo især på de her ugentlige ledelsesmøder, at vi alle er samlet og derfor vil formen på disse være en stor del af programmet de to dage. Jeg har hyret en eksterne facilitator til at styre os igennem.” Henriette har en ledergruppe på i alt otte personer. Hun er ret optaget af at være en god mødeleder og er helt bevidst om, at det er på møderne, hun skaber et stærkt team. Efter hvert møde skriver hun en lille note til sig selv om, hvad der gik godt, og hvad hun kunne have gjort anderledes. Og hun bruger ret meget tid på at planlægge møderne fra gang til gang. Ofte tager hun mødekompetence op som emne på 1*1 møderne, men hun har aldrig taget en fælles dialog med sit team om, hvordan møderne går og kan forbedres. 

På ledelsesmødet, der i denne uge igen gennemføres digitalt, er det vigtigste punkt på dagsorden, at salgspipeline er ved at slukke ud. Kurven har ikke længere den flotte stigning, som den plejer.

Lederen, Henriette, synes, hun udviser ”rettidigt omhu”, ved at sætte det på dagsorden nu.

Jens, der er leder med ansvar for salg, er blevet bedt om at redegøre for situationen. Han deler sin skærm og præsenterer en klar vej videre: mere krydssalg. Krydssalg stiller krav til alle de andre i teamet om at være mere opmærksomme på salg i deres daglige arbejde. Er der nogen kommentarer? spørger han

Esben er begejstret. Han tager som den førte ordet. Han bakker Jens op og med ansvar for størstedelen af produktionen har hans medarbejdere god kontakt med eksisterende kunder, siger han: ”Vi kunne da sagtens lave noget ”account management”. Esben forsætter med flere argumenter for, hvorfor Jens´ forslag er godt. Gissem, der har ansvaret for den anden del af produktionen, er tilbageholdende. Hun kan godt se ideen med mere opsøgende dialog med eksisterende kunder, men hun ved også, at hverken hendes eller Esbens medarbejdere har kompetence til det - eller motiveres særligt af det. Gissem holder sig tilbage. Hun er utilpas og føler også, at hun dermed kan komme til at være lidt som Rasmus modsat – den der suger energien ud af mødet.

Inge, som har ansvar for administration nævner, at hun ikke helt forstår analysen. Hvordan kommer Jens frem til, at krydssalg er det rigtige? spørge hun og tænker ”Gør han det ikke bare for at lægge bolden og dermed ansvaret hen til os andre” - men det siger hun ikke.

Henriette går altid ned i mødelokalet 10 minutter før et møde. Hun vil være sikker på, at der ser ordentlig ud, og at alt fungerer, så hendes team kan fokusere på indholdet – ikke rammerne. Det ugentlige møde begynder om lidt, og i dag er det vigtigste på dagsorden at drøfte nye samarbejdsformer. Alle medarbejdere har været hjemsendt pga. covid-lockdown, og det har givet nye vaner og kompetencer. Digitale møder er blevet en selvfølge. I dag skal ledelsesteamet drøfte, hvordan de får det bedste ud af de nye arbejdsformer fremover. Henriette skubber bordene ud til siden. Der er ingen materiale til dette møde, og det vil ikke fremme samtalen, at gruppen sætter sig hvor den plejer og med hende for bordenden, tænker hun. Hun sætter stolene i en cirkel. Klar til at modtage sit team….    

Det ugentlige ledermøde begynder om 10 minutter. Som sædvanligt har mødeleder Henriette indtaget lokalet, da hun er ret optaget af, at der er ryddeligt og skarpt, inden mødet går i gang. Jens og Adrian ankommer sammen. De er i fuld gang med at tale om, hvordan det konkrete samspil mellem marketing og salg skal være, når virksomheden fra næste måned udruller en stor kampagne rettet mod tidligere kunder. Da økonomichefen Ulrik et øjeblik efter slentrer ind med en kop kaffe i hånden, bliver han strakt optaget i deres samtaler. ”Jeg har tænkt en del over prioriteringen mellem de kroner, vi lægger hos dagbladene og på Facebook ……. ”. ”Undskyld, de herrer,” siger Henriette smilende. Alt det der er på dagsorden, når mødet går i gang om lidt – skal vi ikke lige få resten af gruppen med i samtalen?” 

Christina, der er HR chef, deltager i de ugentlige ledelsesmøder og har til opgave at skrive referat. Hun synes, at denne opgave er vigtig, og hun glad for den. Hun har i sin kalender sat tid af hver fredag morgen – det er dagen efter deres møde. Her skriver hun alle sine notater i Word og sender det til chefen Henriette til godkendelse. Processen fungerer godt for Henriette, for hun har sat tid af før frokost hver eneste fredag, og det betyder, at referatet kan blive sendt ud allerede fredag først på eftermiddagen. Christina skriver altid, at kommentarer til referatet er velkomne – men hun hører aldrig noget. Og ofte sidder hun med en fornemmelse af, at ingen har læst det. Som f.eks. i denne uge, hvor Jens, salgschefen, fortalte begejstret om, hvordan han havde introduceret sit team for den nye krydssalgsproces. Men aftalen var jo, at han skulle skrive videre på oplægget til drøftelse i dag. Det står jo lige der – i referatet under punkt 3!, tænker Christina.

”Jeg synes simpelthen, det er vildt professionelt, den måde, vi mødes på” siger Christina, som er det senest tilkomne medlem af ledergruppen. Med sine kun 32 år, er hun stolt af allerede at sidde med til møderne, og hun suger til sig, så hun kan afvikle møderne i sin egen HR-afdeling efter samme model. Når ledergruppen mødes, har de fået dagsorden på forhånd. Mødeleder Henriette er ret optaget af at begynde og slutte mødet til tiden, og hun har lært sig at prioritere i dagsordenspunkterne så de mindst vigtige kommer til sidst og dermed kan udskydes eller flyttes til en orienterende mail efter mødet. Ulrik – økonomichefen – som ellers sjældent siger så meget, bakker op. ”Ja, vi har ret fede møder… men det er monstermøder, og som regel er jeg helt blæst bagefter. Der er ikke mange pauser på den her dagsorden” siger han med et smil i retning af mødelederen.  

Adrian er den yngste i ledelsesteamet. Med sine 28 år har han gjort lynkarriere og sidder i dag med ansvar for marketing og kommunikation. Da han kommer frem til ugens ledelsesmøde, er økonomichefen Ulrik allerede i fuld gang med at gennemgå ugens ordreindgang. Adrian lister ind på sin plads og mumler en slags ’undskyld jeg kommer for sent’ i retning af chefen, Henriette. Hun ryster på hovedet, og smiler til ham. Inge, den pligtopfyldende og rettidige administrationschef, ser irriteret på Henriette og laver en note til sig selv om at påtale Adrians gentagende slendrian ved sit næste 1:1 møde.