Folge 256: Interessenkonflikte und Lücken in der Governance

Wenn etwas nicht läuft wie gewünscht, ist es unsere Aufgabe den Spiegel vorzuhalten. Doch es ist nicht immer der geschickteste Weg, etwas Unangenehmes plump und konfrontativ zu thematisieren bzw. jemanden zum Blick in den Spiegel regelrecht zu nötigen. Das funktioniert nur bei eindeutigen Sollvorgaben (vgl. Folge 231). In allen anderen Fällen kommt es darauf an, dafür zu sorgen, dass - der Revisionspartner ein verzerrendes Spiegelkabinett verlässt, - sich in einen Raum mit nicht verzerrenden Spiegeln begibt, und - diese für sich selbst neu ausrichtet. Natürlich können Sie wie ein Friseur das Procedere noch etwas verstärken, und mit einem kleinen Handspiegel weitere Perspektiven bieten, so dass Ihr Revisionspartner einen Rund-um-Blick erhält. Je mehr Wahlmöglichkeiten Sie Ihrem Revisionspartner dabei z.B. hinsichtlich der Größe, der Qualität und der Ausrichtung des Spiegels lassen, umso besser. Zwingen Sie Ihren Revisionspartner nicht, der brutalen Realität sofort ins Auge zu blicken. Geben Sie ihm etwas Zeit, den Mut zu fassen und sich selbst dafür zu entscheiden, es wissen zu wollen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören, Ausprobieren und Umsetzen dieser Metapher und selbstverständlich erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Ich fahre gerne mit der Bahn. Auch wenn die Deutsche Bahn in ihren Nachbarländern keinen guten Ruf genießt. Kein Wunder also, dass mich der DPA Artikel vom 22.12.2023 zu einem Podcast animiert hat: „92,5% Pünktlichkeit – In der Schweiz gilt ein Zug ab 3 Minuten Verspätung bereits als zu spät. Deutsche Bahnreisende können darüber nur müde lächeln. Warum ist Zugfahren im Nachbarland so viel besser.“ Ausgehend von diesem Artikel und meinen Erfahrungen des Bahnfahrens mit DB und SBB blicke ich aus Sicht einer Internen Revision auf die sich präsentierende Gemengelage. Die Eisenbahn dient hierbei als Beispiel zur Erläuterung einer Perspektive und Herangehensweise, die eine Interne Revision in jedem Unternehmen haben sollte. Sie sollte sich nicht im Klein-Klein aufhalten, sondern ihren Blick auf die bestehenden Rahmenbedingungen ausdehnen. Vergleicht man also die SBB mit der DB, erkennt man - andere Rahmenbedingungen, - andere Werte, - ein anderes Selbstverständnis, - andere Aufgaben, - andere Ziele und folglich auch - andere Kriterien anhand derer die Zielerreichungen gemessen werden. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Das Schreiben von Revisionsberichten ist wirklich eine Kunst. Natürlich gehört auch viel Handwerk dazu. Heute geht es darum, etwas auf den Punkt zu bringen und es nicht bei einer Sachverhaltsbeschreibung zu belassen. Ja, manchmal ist das auch ok - z.B. dann, wenn ein Auf-den-Punkt-bringen den eigenen Job in Gefahr bringen würde. Doch grundsätzlich sollte ein:e Interne Revisor:in in der Lage sein, etwas auf den Punkt zu bringen. In dieser Podcastfolge stelle ich Ihnen anhand eines Beispiels vor, wie dies gelingen kann. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Dieser Podcast betrachtet das Beispiel des effizienten Orchesters aus Hery Mintzbergs neuem Buch "Understanding Organizations … finally!" aus dem Blickwinkel der Internen Revision. So wie man Organisationen nicht alle über einen Kamm scheren darf, dürfen wir auch nicht alle Prüfungen über einen Kamm scheren. Daher habe ich das Konzept der verschiedenen Prüfungskategorien entwickelt, das Sie sich in Folge #231 anhören können. Doch dieses Beispiel umfasst auch die Haltung, mit der Beobachtungen, Beurteilungen und Bewertungen vorgenommen werden. Daher habe ich folgende Fragen an uns Interne Revisor:innen: - Beobachten wir etwas tatsächlich aus verschiedenen Perspektiven, oder gehen wir mit einem einseitigen Blick in unsere Prüfung? - Meinen wir, etwas zu wissen und gute Ratschläge geben zu können? - Wissen wir es wirklich? - Kennen wir den jeweiligen Kontext? - Bleiben wir neugierig? - Bleiben wir offen für weitere Perspektiven? - Beobachten wir wirklich objektiv? Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

In diesem Podcast reflektiere ich, was das folgende Zitat von Seneca mit der Internen Revision zu tun hat: “No man is more unhappy than he who never faces adversity. For he is not permitted to prove himself.” (Seneca) Grundsätzlich gilt immer: - Erweitern Sie Ihren Horizont! - Wagen Sie sich an neue Themen heran! - Scheuen Sie nicht vor Feststellungen zurück, bei denen Sie wissen, dass diese zu Diskussionen führen werden! Gerade wenn es anstrengend wird, werden Sie daran wachsen. Denn Wachstum passiert nicht in der Komfortzone, sondern in der Wachstumszone. Nicht umsonst habe ich in meinem Buch „Erfolgreiche Prüfungsprozesse in der Internen Revision“ geschrieben, dass Sie Ihre Revisionspartner als Trainingspartner betrachten sollten. Denn jede Herausforderung und jede Diskussion hilft Ihnen, besser zu werden. Sei es in dem fachlichen Thema oder in Ihrer Konflikt- oder Kommunikationskompetenz. Beweisen Sie sich, wachsen Sie und finden Sie darin eine innere Zufriedenheit. "Progress equals happiness", sagt Tony Robbins dazu. Wachsen Sie! Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

In diesem Interview spreche ich mit Dr. Jan-Robert Kirchner über Verhandlungen in der Internen Revision. Wir unterhalten uns u.a. über folgende Punkte: - Wann und in welchen Situationen Revisoren verhandeln - Mit wem Revisoren verhandeln - Worüber, wie und mit welchen Zielen Revisoren verhandeln - Faktoren, die den Verlauf von Verhandlungen der Internen Revision potentiell beeinflussen können - Welche Strategien sich bei Verhandlungen bewährt haben - Wie sich Revisoren bei Verhandlungen verbessern können Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Als ich zur Jahrtausendwende in der Internen Revision begann, bestand die Anforderung, dass alle Prüfungsergebnisse vergleichbar und unabhängig davon, wer prüft, identisch sein müssen. Das Problem dabei ist, dass man die Annahme hatte, dass unsere Prüfungstätigkeit wie in einer Fabrik linear-kausal abgewickelt werden kann. Meine sehr erfahrenen Revisionskollegen fanden das nicht gut, fanden aber keine rationalen Erklärungen für ihr negatives Bauchgefühl. Mit den von mir entwickelten Prüfungskategorien, die ich Ihnen im Podcast #231 vorgestellt habe, kann man die Probleme dieser Annahme auch auf der rationalen Ebene erklären. Viel allgemeiner erklärt es Henry Mintzberg in seinem neuen Buch „Understanding Organizations … finally!“ Ich kann es jedem Revisor und jeder Revisorin nur empfehlen. Denn nur wer Organisationen versteht, kann die Angemessenheit ihrer Governance beurteilen. Folgendes Zitat bringt es auf den Punkt: „Perhaps nothing has broken the spirit of our professional services more than these imposed technocratic fixes.“ Die erfahrenen Prüfer bekamen auf die Nase, wenn sie vom vordefinierten technokratischen linear-kausalen Weg abwichen – auch wenn sie sensationelle Feststellungen hatten. Sie durften ihre Prüfernase nicht mehr zum Einsatz bringen! Sie mussten nach Schema F vorgehen. Nicht in jedem Kontext ist ein linear-kausales Prüfungsvorgehen sinnvoll. In anderen Kontexten muss man anders vorgehen. Dann kann die Prüfernase wieder zum Einsatz kommen! Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

In der Internen Revision sollten wir nicht alles über einen Kamm scheren. Stattdessen sollte unser Anspruchsniveau und damit auch unser Augenmaß der sog. "doppelten Proportionalität" unterliegen. Dann ist eine Anforderung nicht einfach nur schwarz oder weiß umzusetzen. Die Anforderung sollte je nach Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten variieren. Wie z.B. in einem Konzern mit Töchtern oder Niederlassungen unterschiedlicher Größe und Geschäftsaktivität. Aber wäre es denn nicht viel einfacher, wenn wir überall die gleichen Standards anlegen würden? Stimmt - aber uns die Arbeit zu vereinfachen, darf nicht unser primäres Ziel sein. Vielmehr gehört, das revisionsinterne Anspruchsniveau mit Augenmaß anzupassen, zu den elementaren Merkmalen guter Revisionstätigkeit. Hilfreich ist, dies bereits bei Beginn einer Prüfung zu besprechen und zu klären. Das kann gegen Ende einer Prüfung viel Stress ersparen! ;-) Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Wenn der Revisionspartner Sie im Eingangsgespräch bittet, den eigenen Fachbereich durch die Prüfung nicht zu sehr zu belasten, dann sollten Sie Rücksichtnahme signalisieren. Das habe ich in meinem Buch "Erfolgreiche Prüfungsprozesse in der Internen Revision" so geschrieben und dazu stehe ich auch. Doch selbstverständlich sollte diese Rücksichtnahme nicht in einem Knebelvertrag für die Interne Revision enden! In einem meiner Seminare wurde folgender Fall zur Sprache gebracht: Der Revisionspartner bat im Eingangsgespräch, die Belastung für den Fachbereich wie folgt zu reduzieren: Es sollen keine Besprechungen oder Online-Meetings durchgeführt werden, da das den Fachbereich zu sehr belasten würde. Stattdessen solle die Kommunikation ausschließlich per Mail stattfinden. Die Interne Revision ließ sich darauf ein und versprach, so vorzugehen. Doch dann wurden die Fragen per Mail von den Revisionspartnern nur verzögert und/oder unvollständig beantwortet. Je rücksichtsvoller die Interne Revision war, um so schlechter kam sie voran. Sie wurde ausgebremst. Sie hatte ja versprochen Rücksicht zu nehmen und den Fachbereich möglichst wenig zu belasten. Doch - Wie lange lassen Sie sich derartig gängeln? Wo liegt Ihre Grenze? Wie kommen Sie aus dieser Falle der Rücksichtnahme wieder heraus bzw. tappen erst gar nicht hinein? Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören, viel Erfolg beim Ausprobieren und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Angenommen, Sie müssten die Funktionsfähigkeit der Strafrechtspflege prüfen... Wie würden Sie es angehen? Hätten Sie eine Stichprobe gezogen oder eine bewusste Auswahl von X Fällen getroffen und dann eine Aussage über die Einzelfälle getroffen? Was hätte das Ergebnis bedeutet? Hätten Sie eine Aufbau- oder Systemprüfung in Kombination mit Funktionstests oder eine Prozessprüfung durchgeführt? Oder hätten Sie einen systemischen Blick auf das Ganze geworfen und die wertekonforme Zweckerfüllung auf Basis der zugrundeliegenden Muster geprüft? Hierbei tritt man einen weiteren Schritt zurück und betrachtet nicht nur den Ablauf eines Prozesses, sondern auch die zugrundeliegenden Interessen der einzelnen Akteure. Dann beobachtet man die Interaktionen der Akteure. Ist man weit genug entfernt und löst sich von den Details des Einzelfalls, kann man die zugrundeliegenden Muster erkennen. - Worum geht es wirklich? - Welches Spiel wird hier gespielt? - Welche Spielregeln scheinen zu existieren? - Was passiert, wenn sich jemand nicht an die Spielregeln hält? - Welche unmittelbaren und mittelbaren Auswirkungen hat das? Solche Prüfungsaussagen haben eine noch höhere Aussagekraft. Sie spiegeln die aktuellen relevanten Rahmenbedingungen wieder, und zeigen, wie es in Zukunft laufen wird, wenn diese Rahmenbedingungen so bestehen bleiben werden. Erkennt man diese Muster, lohnt es sich zu unterscheiden, welche davon hilfreich sind und welche nicht. Hilfreiche Muster kann man unterstützen. Nicht hilfreiche Muster sollte man versuchen zu unterbinden. Ein erster Schritt ist immer, diese Muster transparent zu machen und zu benennen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören, viel Erfolg beim Ausprobieren und erfolgreiche Prüfungsprozesse!