Este podcast é para profissionais que buscam implantar uma nova cultura empresarial focada na eficiência. Vamos falar de Lean Office!
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Apresentação
Neste episódio nossos Qualicasters Jeison Arenhart e Monise Carla falaram sobre Lean Office, Cultura empresarial focada na eficiência. Com o convidado André Gabillaud é Mestre em Engenharia de Produção (UFPE), Especialista em Gerência de Projetos com certificação PMP (Project Management Professional), Graduado em Engenharia de Produção. Possui 21 anos de experiência em organizações como: AMBEV, SANTISTA TÊXTIL atual TAVEX BRASIL, PETROBRAS (Grupo A&C) e G BARBOSA. Em todas elas desenvolvendo trabalhos relacionados na área de gerenciamento da rotina (Controle de Indicadores, Padronização, gestão de anomalias, processos de auditoria em normas de sistemas de gestão ISO 9000, 14000 e 45000), Gerenciamento de Projetos (Implementação de sistemáticas de gerenciamento, metodologias e PMO), CEP, Layout, Organização de Sistemas e Métodos, Estudos de Tempos e Movimentos. Atualmente como professor de disciplinas de Engenharia e Administração nas instituições de ensino, FANESE, IFS (Instituto Federal de Sergipe) .
Mensagem de ouvinte – Fernando
“Olá Jeison, tudo bom? Encontrei você por aqui através do Qualicast, escuto todas as manhãs quando estou indo para o trabalho. E como eu sou analista da Qualidade o Podcast de vocês sempre me motiva a enfrentar os desafios diários da Qualidade. Parabéns pelo programa de vocês”.
Tema: Lean Office O que é Lean Office?
Lean office é uma Filosofia, com ela você pode construir método em cima dessa filosofia, que é uma filosofia de eliminar desperdício.
Metodologia Lean surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando Taiichi Ohno e Shigeo Shingo modernizaram a produção da Fábrica da Toyota, em busca de uma maior competitividade
Como Funciona o Lean Office e como ele deve ser aplicado?
Podemos aplicar ele a partir de diversos instrumentos, óbvio que todos esses instrumentos sem um plano de fundo cultural é apenas a aplicação de ferramentas, e a grande dificuldade hoje na aplicação do Lean Office, está muito associada á ideia cultural, em como a empesa está preparada culturalmente para abraçar o Lean. Quando a gente não entende muito isso a aplicação se torna um pouco mais complexa. Então para que exista um processo de implementação de práticas Lean, nós precisamos ter um nível de consciência muito forte a respeito do oque é e para que serve. Para isso tem uma série de pilares que sustentam a aplicação, mas hoje iremos resumir apenas 3 básicos que precisa ter.
- Mapeamento de fluxos de valores:
A gente precisa aprender a enxergar, isso tem instrumentos gerenciais como o próprio Mapeamento de fluxo de valor que é uma forma de enxergar aonde é que moram os desperdícios, por onde é que percorrem o valor da empresa e de que maneira agente enxerga os desperdícios.
- A3:
O A3 nos orienta a como conduzir um processo de melhorias. O A3 é um instrumento de melhoria de comportamento da liderança. O A3 é basicamente o instrumento que faz com que a liderança continue nesse processo de busca por eliminação de desperdício, só que faz isso com o plano de fundo do Kaizen.
- Kaizen:
O Kaizen é uma Melhoria continua.
O Kaizen abraça esses dois grandes instrumentos o Mapeamento de fluxo de valor e o A3, é o plano de fundo para que a melhoria se torne constante e contínua, então toda vez que eu penso em Lean, penso em Cultura, penso nesses 3 pilares, e rodando esses 3 pilares tantas outras ferramentas e instrumentos gerenciais passam a serem abraçados de acordo com a complexidade e a necessidade da organização.
O que é o conceito Completo e Correto no Lean Office?
É um conceito que associa a ideia de eficiência e eficácia. Dentro do Lean Office essas práticas são muito percebidas, porque dentro do aspecto burocrático, procedimental, protocolar dentro de um ambiente de escritório é muito comum que a gente não consiga enxergar como a gente enxerga em um ambiente industrial, o ambiente industrial promove a percepção de desperdício de uma maneira mais clara. Como no BackOffice da empresa, na área administrativa isso se transforma em situações onde as informações em que se movimentam, eu preciso saber em que nível de eficiência e eficácia elas se movimentam.
Esse conceito de Completo e Correto muitas vezes é o que se traduz, em termos de aplicabilidade das práticas de desperdício dentro do BackOffice. Quando maior o número de desperdícios menor é o seu percentual de Completo e Correto.
Dê exemplos de indicadores que podemos usar para medir o quanto a empresa está Lean?
Se a gente começasse a fazer um diagnóstico é muito comum que o pessoal quando começam um diagnóstico, começam esse diagnostico pela alta liderança e essa alta liderança respondendo, atribui-se um conhecimento a respeito do Lean. Só que o Lean é tão simples, mas não simplório! Que quando a gente faz o assessment para saber o nível de maturidade que aquela empresa tem a práticas Lean, normalmente se perguntam são as bases, o que elas fazem e como elas fazem. E quando a gente percebe que esse nível de conhecimento a respeito do que é desperdício, está impregnado na cabeça deles, a gente até encontram então um certo nível de maturidade maior da empresa.
O Lead time de um processo é um indicador base, pois lá na frente eu não quero apenas acelerar meu processo, eu quero produzir no tempo certo na qualidade adequada, fazendo isso na medida do possível para o cliente de uma maneira mais completa. Ou seja o quanto isso gera retrabalho para entender o nível de desperdício, e fazer analise no fluxo de trabalho.
Por que devemos adotá-lo?
O Lean deve ser adotado porque ele traz resultado muito claro para a empresa;
Porque hoje quando as organizações passam a querer processos mais enxutos, processos mais produtivos, processos que fazem uma empresa ser mais competitiva. É muito comum que cheguem avalanches de metodologias e fórmulas muitas vezes complexas.;
Ela é uma metodologia simples, mas não simplória.
Implementa uma cultura de melhoria, e de incômodo (não só na semana Kaizen);
Quais são os maiores desafios durante o exercício do Lean e quais os primeiros passos?
Um grande desafio é o processo cultural, porque ele parti de um princípio de consciência. Estabeleça inicialmente um processo educacional, onde nesse processo educacional você demonstre a importância, a aplicação, retire desse momento educacional palavras. Explique utilizando didaticamente o processo para que eles entendam a importância da aplicação. Esqueça termos técnicos e foque na compreensão.
No processo educacional você pode educar e aplicar para romper a barreira e de mostrar de forma prática que no dia a dia eles conseguem ter resultados rápidos.
Identificar o pior processo e gerar um case de sucesso.
“Melhorar geralmente significa fazer algo que nunca fizemos antes.“
Shigeo Shingo
Promessa
- Gravar outro episódio com o convidado André Gabillaud
Novidade
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